Περισσότερο από το 77% των επιχειρήσεων στις ΗΠΑ χρησιμοποιούν κάποιο πρόγραμμα ή πλατφόρμα elearning για την ενδοεπιχειρησιακή επαγγελματική κατάρτιση των εργαζομένων. Ήδη 3000 επιχειρήσεις στην Ευρώπη και πολύ περισσότερες στον υπόλοιπο κόσμο έχουν ως αντικείμενο την εκπαίδευση εξ αποστάσεως, ενώ η τάση είναι ιδιαίτερα αυξητική τα τελευταία χρόνια.
Πρωτοπόρος εδώ και πολλά χρόνια η IBM που χρησιμοποιώντας ένα μείγμα 20% στην τάξη 80% διδασκαλία μέσω web για την εκπαίδευση των στελεχών της, έχει αποκομίσει σημαντικά οικονομικά οφέλη με τεράστιες οικονομίες κλίμακας.
Η εταιρία διαπίστωσε ότι το online πρόγραμμα εκπαίδευσης είχε πενταπλάσιο αποτέλεσμα στο 1/3 του κόστους (για τα μαθήματα με εκπαιδευτή) κάνοντας οικονομίες της τάξης των $200 εκατομυρίων.
Επίσης διαπίστωσαν ότι το elearning έδινε εντυπωσιακή ώθηση στην παραγωγικότητα, βελτιώνοντας τη δουλειά του κάθε υπαλλήλου κατά 50% και έχοντας απόδοση $30 για κάθε $1 που ξοδεύεται στην εκπαίδευση elearning. Αυτά είναι στοιχεία 15ετίας. Μπορούμε να καταλάβουμε τις αποδόσεις και τις οικονομίες κλίμακας στο σήμερα.
Παρόλα όμως τα success stories για πολλές επιχειρήσεις η μεταφορά της ενδοεπιχειρησιακής εκπαίδευσης online, σε κάποια πλατφόρμα elearning, φαίνεται ένας μακρύς δρόμος με πολλές παγίδες.
Έτσι, αν και είναι πλέον τεχνικά πιο εύκολο και οικονομικό να εφαρμόσουν online ενδοεπιχειρησιακή εκπαίδευση, οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν σοβαρές προκλήσεις ως προς τον σχεδιασμό, την οικονομική επένδυση, τις τεχνικές αξιολογήσεις, και τον χρόνο που πρέπει να επενδυθεί στον σχεδιασμό, επιλογή και υλοποίηση της κατάλληλης λύσης.
Αν έχετε βρεθεί κι εσείς μπροστά σε παρόμοια προβλήματα παρακάτω είναι μερικά βήματα που μπορούν να αποτελέσουν τη βάση σχεδιασμού.
1) Ορισμός Απαιτήσεων
Η βασική σκέψη πρέπει να είναι η συνεισφορά του elearning στην εκπαίδευση των στελεχών / υπαλλήλων της επιχείρησης. Πάνω σ’ αυτό δημιουργήστε λίστα με τις ελάχιστες απαιτήσεις. Είναι σημαντικό να ξέρετε τι θα χρειαστείτε για να ξεκινήσει το έργο. Δεν χρειάζεται υπερβολική ανάλυση και μακροχρόνιος σχεδιασμός, έτσι κι αλλιώς οι τεχνολογικές λύσεις είναι πλέον επεκτάσιμες και παραμετροποιήσιμες.
Προϋπολογίστε το έργο και δημιουργείστε ένα σύντομο βραχυπρόθεσμο πλάνο. Είναι αδύνατον να δημιουργηθεί εξαρχής ένα πλήρες corporate elearning πρόγραμμα. Ξεκινήστε συντηρητικά με έναν κύριο κορμό μικρών courses και επεκτείνετε σε διαδοχικά βήματα, πάντα με βάση την αρχική ανάλυση των αναγκών της επιχείρησής σας.
2) Ορισμός Προϋπολογισμού
Σε τέτοια έργα η ερώτηση “πόσο κοστίζει” ίσως δεν έχει εξαρχής ξεκάθαρη απάντηση. Ένα τέτοιο έργο είναι ένας ζωντανός οργανισμός που εξελίσσεται με την επιχείρηση και απηχεί τις ανάγκες της, οπότε θα έχει συνεχώς διαφορετικές ανάγκες ανάπτυξης, συντήρησης, προστασίας, απόδοσης.
Είναι καλύτερο να ξεκινήσουμε με το ελάχιστο budget και ανάλογα να το προσαρμόσουμε καθώς και να παρακολουθούμε το προβαλλόμενο ROI.
Μερικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπ’ όψη.
- Το κόστος τεχνολογίας
- Η κατάσταση του τωρινού εκπαιδευτικού υλικού
- Εκπαιδευτικά εργαλεία και πόροι
- Απαιτούμενος χρόνος για την ανάπτυξη εκπαιδευτικού υλικού
- Απαιτούμενο κόστος για την ανάπτυξη εκπαιδευτικού υλικού
- Αμοιβές της ομάδας ανάπτυξης του έργου elearning
Είναι αλήθεια ότι όλοι οι παραπάνω παράγοντες μπορούν να λειτουργήσουν αθροιστικά αλλά αν είναι να ξεκινήσετε κάποιο εκπαιδευτικό πρόγραμμα των εργαζομένων, αυτά τα κόστη θα πρέπει να συγκριθούν με τα κόστη εκπαιδευτή σε τάξη, τυχόν κόστη μετακίνησης ταξιδιών, χαμένες εργατοώρες, παραγωγικότητα κλπ.
Έτσι στο τέλος το elearning μπορεί να αποδειχτεί πολύ πιο οικονομικό.
3) Τεχνικές Απαιτήσεις
Η επιλογή της κατάλληλης τεχνολογίας είναι καίριας σημασίας. Η τεχνολογική λύση που θα επιλεγεί θα είναι η βάση της ενδοεπιχειρησιακής εκπαίδευσης και κατάρτισης των εργαζομένων. Επίσης εκεί θα πάει και ένα σημαντικό ποσοστό του προϋπολογισμού.
Πριν βγείτε στην αγορά προς αναζήτηση λύσης πρέπει να καταγράψετε όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε. Δημιουργήστε το δικό σας RFP (Request for Proposal) έτσι όπως το χρειάζεστε. Τι είδους λύση θα είναι; Θα είναι web app σε ιδιόκτητους servers ή λύση τύπου SaaS (Software as a service); Κάθε λύση έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της και δεν υπάρχει μία λύση για όλες τις ανάγκες.
Ενδεικτικά:
- Ποιοι θα είναι οι εκπαιδευομένοι;
- Τι εκπαίδευση θέλετε να προσφέρετε;
- Θα υπάρξουν ανάγκες κλιμάκωσης;
- Σκοπεύετε να αποκομίσετε ενδοεπιχειρησιακό know-how ή εστιάζετε στο outsourcing;
- Η εκπαίδευση θα είναι custom ατομική ή γενικού τύπου;
- Τί είδους περιεχόμενο πρέπει να υποστηρίζεται;
- Πως θα γίνεται η πρόσβαση στο εκπαιδευτικό υλικό; Μέσα από το εταιρικό δίκτυο από εγκεκριμένους υπολγιστές desktop, ή ελεύθερα στο web με έμφαση στις κινητές συσκευές (smartphones, tablets);
- Θα υπάρχει επικοινωνία μεταξύ των εκπαιδευομένων;
- Θα υπάρχουν δομές όπως forums, discussion boards;
- Θα υπάρχει αξιολόγηση και παρακολούθηση προόδου;
- Θα χρειαστεί δωρεάν δοκιμή και αξιολόγηση της τεχνικής λύσης;
Αυτά είναι ελάχιστα μόνο από τα ερωτήματα που θα πρέπει να απαντήσετε και το πλάνο που θα δημιουργήσετε.
4) Μορφή και Δομή των Μαθημάτων
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για online μαθήματα. Ατομική εκπαίδευση, εικονικές live classes, μεικτά συστήματα και πολλά άλλα. Ποια θα χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από τις απαιτήσεις της επιχείρησης και από το είδος του εκπαιδευτικού υλικού.
Είναι σημαντικό να ορίσετε ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης, μαζί με τα deadlines, τη μορφή και τη δομή των μαθημάτων.
Τα εκπαιδευτικά προγράμματα για επιχειρήσεις πρέπει να είναι εστιασμένα, ενδιαφέροντα, παραγωγικά και να προάγουν τις δεξιότητες των εργαζομένων αυξάνοντας την παραγωγικότητά τους σε σημεία κλειδιά της επιχείρησης.
Μόνο έτσι μπορεί να επιτευχθεί το απαραίτητο ROI για να δικαιολογείται η επένδυση.
Ενδεικτικά εστιάστε στα παρακάτω:
- Τους στόχους κλειδιά της επιχείρησης
- Αν η επιχείρηση εκτείνεται σε διαφορετικές τοποθεσίες ή χώρες (ή ακόμη και ηπείρους) θέματα globalization – localization
- Θέματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, καθώς άνθρωποι από διαφορετικά backgrounds έχουν την τάση να μαθαίνουν και με διαφορετικούς τρόπους
- Το τωρινό επίπεδο των εκπαιδευομένων
- Το είδος των μαθημάτων που θέλετε να παρακολουθήσουν
- Το είδος της αξιολόγησης των εργαζομένων καθώς και το επίπεδο της απόδοσής τους
5) Οργάνωση Πόρων
Σκοπός είναι πάντα η επιτάχυνση του εκπαδευτικού έργου και η μεγαλύτερη δυνατή απόδοσή του. Για αυτό καλό είναι να γίνει εκμετάλλευση του υπάρχοντος εκπαιδευτικού υλικού και τυχόν εκπαιδευτών εντός της επιχείρησης.
Επίσης η καταγραφή κοινών πρακτικών και η οργάνωση τυπικών διαδικασιών που θα πρέπει να τηρούνται από όλους τους συμμετέχοντες. Τέλος να βρείτε τρόπους να μεταφέρετε online την offline εκπαιδευτική διαδικασία.
6) Η Εκπαιδευτική Διαδικασία
Ορισμός του υπεύθυνου για τη σωστή λειτουργία των εκπαιδευτικών προγραμμάτων και την παρακολούθηση των αποτελεσμάτων. Ενδεικτικές ερωτήσεις που θα πρέπει να απαντήσετε:
- Ποιος θα είναι υπεύθυνος να ορίζει ποιος εργαζόμενος θα παρακολουθήσει τι
- Πώς θα ενημερώνονται οι συμμετέχοντες σχετικά με το εκπαιδευτικό πρόγραμμα;
- Ποιος θα παρακολουθεί προθεσμίες, πρόγραμμα, απόδοση;
- α γίνει διαχωρισμός του εκπαιδευτικού υλικού ανάλογα με το που απευθύνεται, managers, διοίκηση, νέες προσλήψεις, εργαζόμενοι που υστερούν κλπ
- Ποιο θα είναι το χρονοδιάγραμμα για ολοκλήρωση των μαθημάτων και αξιολόγηση;
- Πώς θα προσμετράται η επιτυχία, αποτυχία και γενικά η απόδοση;
Στο παρόν άρθρο τέθηκαν απλά μερικές πτυχές της υλοποίησης ενός πολύπλοκου έργου όπως η ενδοεπιχειρησιακή χρήση elearning. Η συμβουλή μας είναι μικρά βήματα, συλλογή πληροφοριών, οργάνωση και έλεγχος του budget.
Καλή τύχη
